2　この規程において、部局等、各課等、課長等、文書担当グループは、次のとおりとする。

2　職員は、出張、休暇等で不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況を直属の上司に申し出なければならない。

2　文書は、一定の箇所に整理、保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2　係長は、課長等の指揮を受けて、当該所掌の文書処理を推進し、文書が完結するまで、常にその経過を把握していなければならない。

2　責任者は、この規程に定める文書の取扱いに関する事務の処理に当たる。

2　文書番号は、毎年4月1日をもって更新するものとする。ただし、同一案件に属する文書は、完結に至るまで、同一番号を使用できるものとする。

2　やむを得ない事情により、文書担当グループ以外の職員が直接文書を受け取ったときは、速やかに文書担当グループに回付しなければならない。

3　第1項の規定にかかわらず、願い、届け、手続きその他の簡易な書類等の文書及び次条第1号で除かれる文書は、主管の課、室又はグループにおいて直接接受することができる。

2　特殊文書の受信者が不在のため、事務処理に支障をきたすおそれがあるときは、課長等が、適切な措置をとるものとする。

3　特殊文書で開封の結果、特殊文書以外の文書として取り扱うことが適当と認められたものは、前条の規定により処理するものとする。

2　電報の処理については、前条第2項及び第3項の規定を準用する。

2　担当の係長は、文書の配布を受けたときは速やかに課長等の閲覧を受けたのち、担当者に交付するものとする。

3　担当者は、文書の交付を受けたときは、直ちに起案等の措置をとるものとする。

4　前項の場合、特に重要なものについては、課長等の指示を受けるものとする。

2　文書の起案は、特に定めるもののほか、電子決裁システムにより行うものとする。ただし、これにより難い場合は、原議書(様式第3号の1)を用いて行うことができる。

3　前項の場合において、必要に応じて起案の趣旨、経緯、その他特に説明を要する事項を明記するものとする。なお、前項ただし書の場合にあっては、様式第3号の2を用いて行うものとする。

2　起案文書は、左横書きとする。ただし、特に縦書きの必要があるものについては、この限りでない。

3　起案者が起案文書を訂正したときは、電子決裁システムを用いた場合にあっては、訂正前後の内容を電子決裁システムに記録し、原議書を用いた場合にあっては、訂正箇所に押印しなければならない。

4　起案文書には、必要に応じ関係資料を添付しなければならない。

5　起案文書のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書きの起案文書は、右とじとし、縦書きの関係資料が添付されているものは、右とじとすることができる。

2　前項の文書の区分は、次のとおりである。

2　起案者は、合議をしようとするときは、電子決裁システム上に所要の事項を記録又は起案文書の原議書の合議欄に、関係部課等の長の職名を記入しなければならない。

3　合議は、主管の部課等の長の承認を得た後に行うものとする。

2　合議文書の訂正については、第15条第3項の規定を準用する。

3　起案者は、合議の結果、起案文書に著しい変更があったとき、又は当該起案文書が廃案となったときは、既に承認を得た者及び関係部課等にその旨を報告しなければならない。

2　決裁に関しては、国立大学法人弘前大学文書決裁規程(平成16年規程第36号)の定めるところによる。

2　文書を発送しようとするときは、発送文書に発送種別その他必要な事項を記入した原議書を添えて、文書担当グループに提出するものとする。ただし、前項ただし書に該当するものについては、この限りではない。

3　文書担当グループにおいては、提出された原議書に所要事項を記入し、発送の手続をとるものとする。

4　文書の発送準備は、起案部課等において行うものとする。

5　郵便物の発送は、郵便発送簿(様式第4号)に所要事項を記入して行わなければならない。また、電報の発信は、発信月日、宛先、発信者、料金等を適宜記録して行わなければならない。

2　起案者は、起案文書が完結したときは、原議書に完結年月日を記入しなければならない。

2　秘密文書の指定は、課長等が行うものとする。

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

この規程は、平成16年10月1日から施行する。

この規程は、平成17年4月1日から施行する。

この規程は、平成19年5月16日から施行し、改正後の規定は、平成19年4月1日から適用する。

この規程は、平成20年4月1日から施行する。

この規程は、平成20年10月1日から施行する。

この規程は、平成21年2月9日から施行する。

この規程は、平成21年5月28日から施行し、改正後の規定は、平成21年4月1日から適用する。

この規程は、平成21年10月6日から施行し、改正後の規定は、平成21年5月18日から適用する。

この規程は、平成22年8月1日から施行する。

この規程は、平成22年10月1日から施行する。

この規程は、平成23年4月1日から施行する。

この規程は、平成24年4月27日から施行し、改正後の規定は、平成24年4月1日から適用する。

この規程は、平成24年5月16日から施行する。

この規程は、平成24年11月9日から施行し、改正後の規定は、平成24年10月1日から適用する。

この規程は、平成25年4月19日から施行し、改正後の規定は、平成25年4月1日から適用する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年4月1日から施行する。

この規程は、平成26年11月21日から施行する。ただし、別表第1(「教務課教育改革推進室専門員」に係る部分に限る。)及び別表第2(「学務部　教務課教育改革推進室」)に係る部分に限る。)の改正規定は、平成26年12月1日から施行する。

この規程は、平成27年3月20日から施行する。

この規程は、平成27年10月1日から施行する。

この規程は、平成27年10月1日から施行する。

この規程は、平成27年10月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

この規程は、平成28年7月1日から施行する。

この規程は、平成28年10月1日から施行する。

この規程は、平成28年10月1日から施行する。

この規程は、平成29年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年4月1日から施行する。

この規程は、平成30年10月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、平成31年4月1日から施行する。

この規程は、令和元年12月1日から施行する。

この規程は、令和2年2月21日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年4月1日から施行する。

この規程は、令和2年7月1日から施行する。

この規程は、令和3年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

この規程は、令和4年10月1日から施行する。

この規程は、令和4年12月16日から施行する。

この規程は、令和5年10月1日から施行する。

この規程は、令和6年7月1日から施行する。

この規程は、令和6年7月1日から施行する。

この規程は、令和7年3月1日から施行する。

この規程は、令和7年4月1日から施行する。